Él es un empleado de oficina en un entorno donde, cada día, llegan grandes cantidades de documentos a su puesto de trabajo. Estos comprenden facturas, contratos y formularios que los clientes han completado.
Tiene que teclear los detalles en una computadora, verificar su exactitud y archivarlos correctamente.
Cada tarde, Ramesh regresa a casa agotado. Siente que ha pasado el día solo escribiendo números y nombres. A veces, debido al cansancio de sus ojos y al peso de su mente, comete errores.
Ahora piensa, si Ramesh recibiera ayuda de la última tecnología. No de una persona, sino de un sistema informático inteligente capaz de leer documentos por él. En segundos, podría extraer los nombres, fechas y números. Podría ubicarlos en la carpeta correcta. Incluso podría notificarle si hubiera algo extraño.
Este tipo de tecnología no es de otro planeta. Esto es exactamente lo que hacen el procesamiento de documentos con IA y el procesamiento inteligente de documentos. No obligan a Ramesh a hacer lo que odia; en cambio, le permiten hacer lo que le gusta.
Qué es el Procesamiento de Documentos con IA?
Antes, el término procesamiento de documentos estaba estrechamente asociado con actividades como teclear, escanear y fotocopiar. Sin embargo, el procesamiento de documentos con IA ha evolucionado significativamente.
El procesamiento de documentos con IA es un sistema de Inteligencia Artificial (IA) que lee y comprende documentos. No solo muestra las palabras; también interpreta el significado de esas palabras, lo cual equivale a entender el documento.
Por ejemplo:
- El sistema reconoce una factura como un cargo hospitalario y la clasifica como factura médica. Luego, extrae el nombre del paciente, el nombre del hospital, el monto total y la fecha.
- Si se le muestra una tarjeta de identificación de vehículo, será capaz de extraer el nombre de la persona, la fecha de nacimiento y el número de identificación del auto.
- Si se le muestra un contrato, puede encontrar los nombres de ambas partes, la fecha del acuerdo y las condiciones importantes.
El sistema no solo “ve” texto. También “entiende” el contexto. Por eso se llama procesamiento inteligente de documentos.
Por qué es Importante?
Veamos un ejemplo sencillo. Imagina una gran empresa que recibe 10,000 facturas al mes.
Si la revisión fuera hecha por personas, revisando una por una, probablemente tomaría mucho tiempo. Además, los empleados podrían cometer errores, simplemente porque verificar facturas es una tarea aburrida y repetitiva. De hecho, un número incorrecto en una factura puede generar un efecto dominó de pérdidas. La empresa incluso podría pagar la cantidad equivocada al proveedor o retrasar el pago.
Ahora imagina que se usa IA en el procesamiento de documentos:
- En un abrir y cerrar de ojos, el sistema puede abrir y revisar 10,000 facturas, algo imposible para un humano en minutos.
- Una por una, identifica el número de factura, la fecha y el total como datos necesarios.
- No se detiene ahí; también permite que el software contable acceda directamente a la información extraída.
- Además, envía recordatorios de facturas impagas.
El resultado? Todo este trabajo puede completarse en horas en lugar de semanas. La tasa de errores es casi inexistente. Los empleados, por su parte, se sienten más cómodos.
Por eso el uso del procesamiento de documentos con IA es una necesidad actual. Ahorra tiempo, dinero y energía humana.
Cómo Funciona?
Si visualizas una pregunta que podría surgir en tu mente, sería: “Cómo puede una computadora hacer todo este trabajo?”. Lo explicamos paso a paso:
- El documento se captura: ya sea subiendo un PDF, tomando una foto o escaneando un papel.
- El sistema combina IA y Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) para leerlo. Si la escritura es legible, también la reconocerá.
- Luego identifica la naturaleza del documento: una factura, una tarjeta de identificación o un informe? Este paso es crucial.
- El sistema extrae los datos relevantes como nombres, fechas, montos o números de identificación.
- Finalmente, la información se envía al lugar correcto: un software contable, un sistema de RRHH o una base de datos.
Este proceso, aunque parece sencillo, es muy eficaz. Es como tener un asistente extremadamente eficiente siempre disponible.
Ejemplos Reales
El procesamiento de documentos con IA no es solo teoría. Ya se utiliza en muchas industrias:
- Bancos: lo usan para revisar solicitudes de préstamos, verificar tarjetas de identidad y gestionar formularios de cuentas. Los clientes reciben un servicio más rápido.
- Hospitales: lo usan para procesar historiales médicos, recetas y formularios de seguros. Los médicos obtienen los datos de los pacientes rápidamente y ellos no tienen que esperar.
- E-commerce: las tiendas online lo emplean para manejar facturas, recibos y registros de entrega. Así gestionan miles de pedidos diarios sin errores.
- Oficinas: grandes y pequeñas, lo usan para ordenar expedientes de empleados, contratos e informes. Ahorra al personal el exceso de papeleo.
Donde existan documentos, el procesamiento con IA puede facilitar la vida.
Beneficios para las Empresas
Trabajo más rápido
Lo que a los humanos les lleva horas, la IA lo hace en minutos. Imagina teclear un contrato de 10 páginas: la IA lo hace al instante.
Menos errores
Los humanos se cansan y se distraen. La IA no. La precisión es muy alta.
Ahorro de costos
Las empresas ahorran dinero porque necesitan menos personal en tareas repetitivas y evitan pérdidas por errores.
Búsqueda sencilla
Con IA, los datos se almacenan digitalmente. Cualquiera puede buscar y encontrar información en segundos. Adiós a rebuscar en archivos.
Personal más feliz
Los empleados no tienen que pasar el día escribiendo. Pueden enfocarse en tareas que requieren pensamiento y creatividad.
Estos beneficios hacen que el procesamiento de documentos con IA sea atractivo para empresas grandes y pequeñas.
IA vs Trabajo Humano
Muchas personas temen que la IA quite empleos. Pero la realidad es diferente.
La IA elimina trabajos repetitivos y aburridos, no los significativos. Los humanos aún deben planificar, decidir y crear.
Por ejemplo:
- En lugar de teclear facturas, un empleado puede analizar tendencias de ventas.
- En lugar de revisar formularios, el personal puede asesorar mejor a los clientes.
Así, la IA apoya a los humanos, no los reemplaza.
Futuro de la Automatización de Documentos
El futuro del manejo de documentos es prometedor. Esto es lo que podemos esperar:
- Oficinas sin papel – Todo será digital, sin necesidad de archivar montones de carpetas.
- Servicios más rápidos – Los clientes recibirán aprobaciones e informes en minutos.
- Sistemas más inteligentes – La IA no solo leerá, también sugerirá acciones.
- Menos errores – La precisión se acercará al 100%.
El procesamiento de documentos con IA será el motor clave de este futuro.